TOU TUGAS KELOMPOK PERTEMUAN 9/10 & 11/12
TUGAS
KELOMPOK PERTEMUAN 9/10
Desain
dan struktur organisasi
Ø Dimensi
struktur organisasi
Empat desain keputusan (pembagian kerja, pendelegasian kewenangan,
pembagian departemen, dan rentang kendali) menghasilkan struktur organisasi,
Para peneliti dan praktisi manajemen berusaha untuk mengembangan pemahaman
mengenai hubungan antar struktur dan kinerja, sikap, keefektifan, dan variabel
lainnya. Secara umum, gambaran mengenai struktur meliputi formalisasi,
sentralisasi, dan kerumitan.
1. Formalisasi
Formalisasi mengacu derajat dimana segala harapan mengenai
cara dan tujuan pekerjaan dirumuskan, ditulis dan diberlakukan. Suatu
organisasi yang sangat formal, akan memuat prosedur dan aturan yang ketat dalam
setiap kegiatan / pekerjaan di dalam organisasi. Dengan demikian, semakin
formal suatu organisasi, maka semakin ketat pula aturan dan prosedur kerja.
Formalisasi merupakan hasil dari spesialisasi kerja yang tinggi, pendelegasian
kewenangan yang tinggi, pembagian departemen berdasarkan fungsi, dan luasnya
rentang kendali.
2. Sentralisasi
Sentralisasi merupakan dimensi struktur organisasi yang
mengacu pada derajat dimana kewenangan untuk mengambil keputusan dikuasai oleh
manajemen puncak. Hubungan sentralisasi dengan empat desain keputusan adalah
sebagai berikut : Semakin tinggi spesialisasi kerja, semakin besar sentralisasi,
Semakin sedikit kewenangan yang didelegasikan, semakin besar sentralisasi,
Semakin besar penggunaan departemen berdasarkan fungsi, semakin besar
sentralisasi, Semakin luas rentang kendali, semakin besar sentralisasi.
3.
Kerumitan
Kerumitan (complexity) adalah suatu struktur organisasi yang
mengacu pada jumlah pekerjaan atau unit yang berbeda dalam organisasi.
Ø Departementalisasi
Departementalisasi
adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan yang dikelompokkan. Beberapa
bentuk departementalisasi sebagai berikut :
1. Fungsi
2. Produk
atau jasa
3. Wilayah
4. Langganan
5. Proses
atau peralatan
6. Waktu
7. Pelayanan
8. Alpa-numeral
9. Proyek
atau matriks
Departementalisasi
fungsional mengelompokkan fungsi – fungsi yang sama atau kegiatan – kegiatan
sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Organisasi fungsional ini
barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar
departementalisasi. Kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa
pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi- funsi utama, menciptakan
efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi dan memungkinkan
pegawai manajemen kepuncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.
Pendekatan
fungsional mempunyai berbagi kelemahan. struktur fungsional dapat menciptakan
konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas
yang berurutan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota
berpandangan lebih sempit serta kurang inofatif. Departementalisasi Divisional
:Organisasi Divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar
produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan. Struktur
organisasi divisional atas dasar produk. setiap departemen bertanggung jawab
atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk).
Divisionalisasi produk adalah pola logika yang dapat diikuti bila jenis-jenis
produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metode-metode pemasaran yang sangat
berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi. Sturktur organisasi divisional
atas dasar wilayah. Departementalisasi wilayah , kadang-kadang juga disebut
depertementalisasi daerah , regional atau geografis , adalah pengelompokkan
kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau dimana
satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya.
Ø Model-model
desain organisasi
Pada
penerapannya, model desain orgranisasi terdiri dari 2 model, yaitu Desain
organisasi Mekanistik dan Desain organisasi orgranik.
Desain
Organisasi Mekanistik.
Proses
kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.
Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa, aman, dan ekonomik melalui perasaan takut dan sanksi.
Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa, aman, dan ekonomik melalui perasaan takut dan sanksi.
Proses
komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan
cenderung terganggu tidak akurat.
Proses
interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas
tujuan dan metode departemental.
Proses
pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif.
Proses
penyusun tujuan dilakukan di tingat puncak original, tanpa mendorong adanya
partisipasi kelompok.
Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.
Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.
Desain
Orgranisasi Orgranik.
Proses
kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan
dan bawahan dalam segala persoalan.
Proses
motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi.
Proses
komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas
keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping.
Proses
interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat
mempengaruhi tujuan dan metode partemental.
Proses
pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok.
Proses
penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan
sasaran yang tinggi dan realistis.
Proses
kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan
pengendalian diri.
Desain organisasi yang efektif tidak dapat berpedoman pada teori sebagai satu cara terbaik melainkan manajer harus menerima sudut pandang bahwa desain mekanistik atau desain organik lebih efektif bagi organisasi atau sub-sub untit di dalamnya.
Desain organisasi yang efektif tidak dapat berpedoman pada teori sebagai satu cara terbaik melainkan manajer harus menerima sudut pandang bahwa desain mekanistik atau desain organik lebih efektif bagi organisasi atau sub-sub untit di dalamnya.
Ø Implikasi
Manajerial desain dan struktur organisasi
Dapat menghasilkan struktur atau susunan yang
berkualitas didalam suatu organisasi, karena ada teori yang mengatakan posisi
adalah kualitas maka setiap orang yang menempati posisi yang ia kuasai dalam
suatu organisasi akan menghasilkan kontribusi besar dalam suatu organisasi
tersebut. itulah alasan mengapa diperlukan implikasi manajerial desain dan
struktur organisasi.
TUGAS
KELOMPOK PERTEMUAN 11/12
Perubahan
dan Pengembangan Organisasi
Ø Pengertian
perubahan dan pengembangan Organisasi
Setiap
organisasi selalu membutuhkan suatu perubahan, perubahan tersebut sebagai
reaksi terhadap perubahan dalam lingkungan organisasi tersebut. Perubahan
organisasi mengacu kepada hal yang berkaitan dengan aktivitas pelaksanaan tugas
di dalam suatu organisasi, sehingga menuju kepada suatu keadaan di dalam
perusahaan tersebut yang dianggap lebih baik oleh pihak manajemen seiring
dengan berjalannya waktu. Restrukturisasi organisasi adalah salah satu dari
bentuk perubahan organisasi.
Penyebab
Perubahan:
Internal :
(Perubahan tujuan, Perubahan struktur organisasi, Perubahan cara
operasional/aktivitas organisasi, dll)
1. Perubahan
Internal yang Direncanakan (planned internal change)
Misal: sebuah perusahaan melakukan akuisisi perusahaan lain
2.
Perubahan Internal Tidak Direncanakan (Unplanned internal change)
Misal: perubahan karakteristik demografis (jenis kelamin,
pendidikan, usia) tenaga kerja pada suatu
perusahaan.
Eksternal :
(Perubahan sistem ekonomi, Teknologi baru,dll )
1.
Perubahan Eksternal yang Direncanakan (planned external change)
Misal: pengenalan teknologi baru
2.
Perubahan Eksternal Tidak Direncanakan (Unplanned external change)
Pengembangan
Organisasi
Tujuan
utama Pengembangan Organisasi adalah untuk perbaikan fungsi organisasi itu
sendiri. Peningkatan produktivitas dan keefektifan organisasi membawa implikasi
terhadap kapabilitas organisasi dalam membuat keputusan berkualitas dengan
melakukan perubahan terhadap struktur, kultur, tugas, teknologi dan sumber daya
manusia. Pendekatan utama terhadap hal ini adalah mengembangkan budaya organisasi
yang dapat memaksimalkan keterlibatan orang dalam pembuatan keputusan yang
efektif dalam organisasi.
Menurut
Robbins (1984), usaha PO pada umumnya diarahkan pada dua tujuan akhir, yaitu
peningkatan keefektifan organisasi dan peningkatan kepuasan anggotanya. Lebih
lanjut, Robbins merinci tujuan PO sebagai berikut:
1. Meningkatkan
tingkat kepercayaan dan dukungan di antara anggota organisasi;
2.
Meningkatkan timbulnya konfrontasi terhadap masalah
organisasi baik dalam kelompok maupun antar-
kelompok, sebagai kebalikan dari to sweeping problem under the rug;
3.
Terciptanya lingkungan dimana otoritas peran yang
ditetapkan ditingkatkan dengan otoritas berdasarkan
pengetahuan dan keterampilan;
4. Meningkatkan
keterbukaan komunikasi secara horisontal, vertikal dan diagonal;
5. Menaikkan
tingkat antusiasme dan kepuasan personal dalam organisasi;
6. Menemukan
solusi yang sinergis terhadap masalah; dan
7. Menaikkan
tingkat responsibilitas diri dan kelompok dalam perencanaan.
Ø Langkah-langkah
perubahan organisasi
Menyadarkan
para anggota bahwa perubahan tertentu perlu dilakukan (unfreezing),
1.
Melakukan perubahan (changing),
2.
Menstabilkan situasi setelah perubahan dilaksanakan (refreezing).
Tahap
pertama menumbuhkan kesadaran akan pentingnya perubahan. Tahapan ini melibatkan
faktor manusianya. Manusia merupakan faktor kunci keberhasilan perubahan tetapi
dapat pula merupakan faktor yang menyebabkan proses perubahan gagal mencapai
tujuan yang telah ditentukan. Setiap perubahan memiliki tujuan tertentu yang
hendak dicapai. Tujuan tersebut harus dikomunikasikan kepada anggota sehingga
mereka menyadari bahwa perubahan yang hendak dilaksanakan memang merupakan
sesuatu yang penting bagi organisasi.
Setelah
menyadari arti pentingnya perubahan yang hendak di tempuh, barulah perubahan
dilaksanakan. Dengan melaksanakan perubahan organisasi, berarti sikap dan
tingkah laku para anggota terhadap organisasi yang selama ini mereka tunjukkan
mengalami perubahan. Selam masa transisi ini berlangsung, organisasi berada
pada kondisi kritis.
Tahapan
berikutnya adalah mengembalikan organisasi kepada situasi yang normal kembali.
Setelah perubahan dilaksanakan, berbagai aturan baru diberlakukan secara penuh,
demikian juga anggota diharapkan bersikap dan bertingkah laku sesuai dengan
kondisi organisasi yang baru.
Hage
dan Aiken menyebutkan bahwa proses perubahan terdiri atas empat langkah, yaitu
(1) evaluasi, (2) inisiasi, (3) implementasi, (4) rutinitas. Sedangkan Lipham
dalam sintesisnya, mengembangkan tujuh langkah proses pembaharuan, yakni: (1)
kesadaran, (2) inisiasi, (3) implementasi, (4) rutinisasi, (5) perbaikan, (6)
pembaharuan, (7) evaluasi.
Ø Perencanaan
strategi Pengembangan organisasi
Pengamatan
Eksternal
Yaitu
dengan memperhatikan kesempatan dan ancaman di segala aspek, baik ekonomi,
politik, teknologi, budaya dan lainnya yang semua variable itu akan membentuk
karakter organisasi. Metode ini sesuai dengan yang dinyatakan oleh Wayne E.
Rosing, wakil Direktur pengembangan Sun Microsystems, Inc ” Tidak ada satupun
yang memotivasi Sun kecuali ketakutan akan apa yang dilakukan oleh pesaing ”.
Pengamatan
Internal
Terdiri
dari eavaluasi SDM dan struktur organisasi, dengan tujuan mengukur kesiapan SDM
(inputs) strategi sekarang (proses), kinerja (outputs) dan potensi dalam yang
akan membentuk kedinamisan organisasi. Dalam internal terdapat dua variable
yang penting, yaitu, Struktur dan Budaya. Struktur berkenaan dengan mekanisme,
prosedural organisasi. Budaya adalah yang berkenaan dengan pola keyakinan dan
pemikiran, aspirasi dan nilai-nilai yang diharapkan oleh semua anggota
organisasi.
Perumusan
organisasi.
Adalah
pengembangan planing jangka panjang, dari menejemen yang efektif dari
kesempatan dan ancaman yang disinergiskan dengan kondisi internal.
Misi
Misi
Organisasi adalah tujuan atau alasan mengapa organisasi ada dan mempertegas
keberadaan organisasi. Konsep misi yang disusun dengan sistemik dan general itu
akan menjadikan ciri khas organisasi dengan organisasi yang lain, dan berperan
terhadap uniknya nilai produk organisasi yang ditawarkan. Konsepsi misi yang
apik juga dapat meminimalisir konflik internal yang dianggap kurang prinsip dan
membantu meningkatkan intensitas diskusi dan kajian secara produktiv. Namun
sebelum mengembangkan misi, alangkah baiknya menetukan analisis stakeholder.
Dalam hal ini stakeholder organisasi adalah, SDM, atau organisasi apapun dieksternal
yang yang dapat melakukan perhatian yang dipengaruhi oleh hasil itu.
Tujuan
Adalah
hasil akhir aktivitas perencanaan, dengan merumuskan apa dan kapan yang akan
diselasaikan dengan mengukur sasaran.
Strategi
Strategi
merupakan konsep perencanaan komprehensif tentang bagiamana organisasi dapat
mencapai misi dan tujuan.
Kebijakan
Adalah
pedoman luas yang menghubungkan strategi dan implementasi. Kebijakan ini
bersifat general yang nantinya akan diikuti dan disepesifikan dan di
interpretasikan dan di implementasikan oleh devisi-devisi melalui strategi dan
tujuan devisi masing-masing.
Implementasi
strategi
Adalah
proses dimana manajemen mewujudkan strategi dan kebijakan dalam tindakan
melalui pengembangan program, anggaran dan prosedur.
Program
Adalah
pernyataan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan pereencanaan
sekali pakai.
Anggaran
Adalah
program yang dinyatakan dalam satuan uang, setiap program akan dinyatakan
secara rinci dalam biaya, yang dapat digunakan oleh SDM untuk mengelola
organisasi.
Prosedur
Sering
juga disebut dengan standard operating proscedurs, yaitu langkah-langkah yang
berurutan yang menggambarkan dengan rinci bagaimana suatu tugas atau pekerjaan
diselesaikan.
Evaluasi
dan Pengendalian
Adalah
proses yang melalui aktivitas-aktivitas dan hasil kerja dimonitor dan kinerja
nyata dengan kinerja/program yang diinginkan. Hasil yang diharapkan dalam
sebuah organisasi adalah bentuk peningkatan efektivitas organisasi : produk,
efesiensi, dan kepuasan dalam jangka pendek, adaptasi dan pengembangan dalam
jangka menengah, kemampuan berrtahan dalam jangka panjang.
Ø Implikasi
Manajerial
Sebab
yang terjadi karena adanya perubahan dan pengembangan organisasi adalah sebuah
organisasi tersebut akan mengalami peningkatan baik dalam kinerja maupun hal
lainnya, organisasi tersebut juga tidak akan diam/stuck di dalam suatu posisi
melainkan terus berkembang semakin hari.
SUMBER
: